Che cos’è la Fattura Elettronica

Il sistema di Fatturazione Elettronica non è altro che un sistema interamente digitale che permette di compilare, inviare e conservare le fatture senza fare uso di carta e di tutti i costi a essa annessi.

Non stiamo parlano di un semplice file allegato ad una mail, ma di fatture emesse secondo un linguaggio standard (XML), firmate digitalmente e da conservare, ai fini fiscali, solo in formato digitale.

Questo sistema, ad oggi obbligatorio solo per alcuni specifici soggetti e per particolari tipologie di operazioni, dal 1° gennaio 2019 sarà l’unico metodo di fatturazione utilizzabile per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi e valido sia nei rapporti tra partite IVA sia verso i privati.

La procedura è semplice: si redige la fattura e poi, anziché stamparla o salvarla in PDF per inviarla via e-mail, si genera il file nel formato XML.

Tutte le fatture elettroniche, una volta generato il file XML, vengono firmate digitalmente (tramite firma elettronica qualificata) dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario, così da garantire origine e contenuto.  La firma digitale è necessaria in quanto garantisce non solo l’integrità delle informazioni contenute nella fattura, ma anche l’autenticità dell’emittente.

Chi emette la fattura dovrà poi inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, per legge, è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche emesse verso la Pubblica Amministrazione e verso i privati. Questo sistema si occuperà di smistare le fatture emesse e/o ricevute controllando che abbiano tutti i requisiti richiesti prima di recapitarle.

Indistintamente se ricevi o invii una fattura elettronica è obbligatoria la conservazione sostitutiva per 10 anni così da conferire valore legale nel tempo al documento.

La conservazione è necessaria ai fini Civilistici e Fiscali in quanto la Legge di Bilancio 2018 stabilisce che l’invio attraverso il Sistema di Interscambio adempie all’obbligo di conservazione ai soli fini fiscali.
Questo pone le imprese e le partite IVA davanti alla necessità di adempiere all’obbligo di conservazione a fini civilistici delle fatture elettroniche in modo indipendente.